Handleiding – Webex Installatie en gebruik

Webex for Broadworks.

 

Leren hoe je door een nieuwe app moet navigeren kan lastig zijn.
In deze handleiding laten we u de belangrijkste features zien van Cisco Webex en hoe u deze kunt gebruiken.
Beheert u projecten, mensen, verkoop, klanten, of technische tickets? Moet u meer communiceren met collega’s of studenten?
Deze handleiding laat u zien hoe gemakkelijk Webex in uw werkdag kan worden ingepast door het stroomlijnen van messaging, bellen, vergaderingen, whiteboards en het delen van bestanden, allemaal in één app.

Inhoud:
• Hoe u de app snel installeert en aanpast
• Hoe u messaging, zoeken en vergaderen gebruikt
• Bellen
• Handige tips

Aan de slag.
Uw organisatie kan Webex installeren voor alle werknemers! Als ze je vragen om Webex te downloaden, volg dan deze eenvoudige stappen om te beginnen.

 

Hoe u de app snel installeert en aanpast

Stap 1
Ga naar de downloadpagina https://www.webex.com/downloads.html
Stap 2
Download Webex voor Windows, Mac, iOS of Android.

Voor mobiel is de app ook verkrijgbaar via (Kies één van onderstaande buttons – App is gratis):

Inlogscherm Webex

 

Vervolgscherm inloggen

Op dit scherm heeft u ook eventueel de mogelijkheid om u wachtwoord opnieuw in te stellen.

Maak kennis met Webex

De app personaliseren

Voeg een profielfoto toe
Een duidelijke foto van jou maakt het makkelijker voor anderen om je te bereiken.

Stap 1

Klik op uw initialen in de linkerbovenhoek.

Stap 2

Klik op Profiel bewerken in het venster dat zich opent.

Stap 3
Klik op Afbeelding wijzigen in het venster dat zich opent
Stap 4
Selecteer een Afbeelding
Stap 5
Pas eventueel uw naam aan

Om meldingen, uw camera en audio-instellingen te beheren, klik op uw profielfoto en selecteer Instellingen

 

Meldingen

Stel uw meldingen in om op de hoogte te blijven

Stap 1:
Klik op Meldingen
Stap 2:
Selecteer de meldingen voor uw ruimtes, geplande vergaderingen en oproepen
Stap 3:
Selecteer uw type geluid voor meldingen
Stap 4:
Klik op Opslaan

Controleer uw camera

Selecteer welke camera u wilt gebruiken in gesprekken en vergaderingen als u er meer dan één hebt aangesloten op uw computer (ingebouwd, extern)

Stap 1
Klik op Video
Stap 2
Selecteer uw webcam in de drop-down lijst
Stap 3
Klik op Opslaan

 

Test uw Audio

Zorg ervoor dat audio goed werkt en dat u de audiomeldingen te allen tijde hoort

Stap 1
Klik op Audio
Stap 2
Selecteer welk apparaat zal worden gebruikt voor de microfoon, luidspreker en beltoon
Stap 3
Klik op Opslaan

Wijzig uw kleurenthema

Kies het kleurthema dat u gemakkelijker te lezen vindt.
Stap 1
Klik op uw initialen of afbeelding in de linkerbovenhoek.
Stap 2
Klik op Weergave
Stap 2
Selecteer het thema dat het beste bij u past.
Stap 3
Klik op Opslaan.

Hoe u messaging, zoeken en vergaderen gebruikt

Om al uw communicatie- en samenwerkingsbehoeften te beheren, kunt u Teams en Ruimtes creëren. Hier ziet u hoe deze verschillen:

Team

Teams helpen om alles georganiseerd te houden en zijn ideaal voor een groep mensen die samenwerken aan meerdere projecten in verschillende ruimtes.
Laten we zeggen dat u de afdeling personeelszaken leidt. Om alles overzichtelijk te houden en gemakkelijk afdelingsnieuws te kunnen delen, kunt u een “Human Resources”-team maken in Webex.
Binnen het team kunt u ruimtes maken voor groepen zoals Benefits en Recruiting of ruimtes voor elk project waar uw afdeling aan werkt.

Ruimten

U kunt een ruimte beschouwen als een virtuele kamer met twee of meer mensen, waar u berichten kunt sturen, kunt bellen, videovergaderingen kunt houden, bestanden kunt delen en kunt whiteboarden met iedereen in de ruimte.
In plaats van project specifieke vragen te stellen binnen uw bredere team, kunt u ruimtes aanmaken op basis van projecten. Op deze manier zien alleen de relevante collega’s updates, wegversperringen of andere communicatie rondom uw project.
Stuur bestanden, deel ideeën, plan projectvergaderingen en meer, allemaal binnen uw ruimte

 

Ruimte én Team

In de Webex-app vindt al uw werk plaats binnen ruimtes en teams. Hier kunt u berichten versturen, bellen, videovergaderingen houden en bestanden en whiteboards delen.

• Directe berichten
U stuurt een bericht rechtstreeks naar één persoon. Het gesprek dat je begint, blijft tussen u en de andere persoon, en u kunt later geen andere mensen aan het gesprek toevoegen.

• Ruimte
Ruimten werken goed voor een groep mensen die aan een specifiek onderwerp werken. Men komt samen om dit onderwerp aan te pakken (dat kan iets snel of langdurigs zijn), maar de focus is meer smal en specifiek.
U kunt lid worden van een ruimte als iemand die al in de ruimte is u toevoegt aan de ruimte.
Ruimten beginnen ongemodereerd, wat betekent dat iedereen dingen kan doen zoals personen toevoegen of verwijderen, of de naam en foto veranderen. Maar als je meer controle nodig hebt over wie er lid wordt, kunt u uzelf een moderator van een ruimte maken. Dan kunt alleen u mensen toevoegen aan de ruimte, en krijgt u andere privileges zoals de mogelijkheid om berichten of bestanden van mensen te verwijderen

• Team
Teams helpen u om alles georganiseerd te houden door meerdere ruimtes onder een gemeenschappelijk thema te plaatsen. Teams zijn geweldig voor een consistente groep mensen die aan iets gaan werken voor een lange tijd. Dat iets kan veel activiteiten inhouden, of het kunnen sub-projecten zijn die op hetzelfde moment gebeuren.

Om lid te worden van een team, moet een moderator u toevoegen aan het team.

Wanneer gebruikt u een Team of een Ruimte in een overzicht?

Een Team maken

In Webex helpen teams u om alles georganiseerd te categoriseren door meerdere Ruimten onder een gemeenschappelijk thema.

Stap 1
Klik in het linker menu balk op het Teams icoon

Stap 2
Klik op Een team maken

Stap 3
Vul de naam van het Team in en eventueel een omschrijving
Stap 4
In het zoekveld kun je de namen of e-mailadressen invullen van de personen die u wilt toevoegen aan het Team
Stap 5
Klik op Maken

Een Ruimte maken

Stap 1
Klik op het plusteken naast het Zoekveld
Stap 2
Klik op Een ruimte maken
Stap 3
Vul de naam van de Ruimte
Stap 4
In het zoekveld kun je de namen of e-mailadressen invullen van de personen die u wilt toevoegen aan het Team
Stap 5
Klik op Maken

Tip:
Maak een 1:1 ruimte met een collega of klant om gesprekken te voeren, te vergaderen en bestanden te delen wanneer u maar wilt. Creëer 1:1 ruimtes om bestanden te delen, te chatten en te vergaderen met uw teams om de snelheid van het project op het hoogste niveau te houden.

Uitgebreid Chatten

Limieten voor Chatten

De volgende beperkingen voor gegevensopslag (berichtenverkeer en bestanden gecombineerd) zijn van toepassing. Deze limieten vertegenwoordigen de maximale opslag voor berichten en bestanden samen.

• Basis: 2 GB per gebruiker gedurende 3 jaar
• Standaard: 5 GB per gebruiker gedurende 3 jaar
• Premium: 10 GB per gebruiker gedurende 5 jaar

Voor elke klantorganisatie worden deze totalen per gebruiker samengevoegd tot een geaggregeerd totaal voor die klant, gebaseerd op het aantal gebruikers. Bijvoorbeeld, een bedrijf met vijf premium gebruikers heeft een totale opslaglimiet voor berichten en bestanden van 50 GB. Een individuele gebruiker kan de limiet per gebruiker (10 GB) overschrijden, op voorwaarde dat het bedrijf nog steeds onder het geaggregeerde maximum (50 GB) blijft.
Voor teamruimten die worden aangemaakt, gelden de limieten voor berichtenverkeer tegen het geaggregeerde totaal voor de klantorganisatie die eigenaar is van de teamruimte.

 

Berichten sorteren

Om in te zoomen op prioritaire items en om een overdaad aan informatie te vermijden, klikt u op het pictogram Filter en selecteert u:

Meldingen: Toont een lijst van alle ruimtes waar u meldingen hebt geselecteerd en er iets nieuws gebeurd
Ongelezen: Toont alle ongelezen berichten.
Favorieten: Toont een lijst van alle ruimtes die u als favoriet hebt gemarkeerd
Verborgen: Toont al uw verborgen ruimtes. Verborgen ruimtes worden niet getoond in de lijst met ruimtes
@vermelding aan mij: Toont een lijst van alle berichten waarin u persoonlijk bent @mentioned
@vermelding aan iedereen: Toont een lijst van alle berichten waarin iedereen @mentioned was in ruimtes waar u lid van bent
Threads: toont een lijst van threads binnen chats en ruimtes
Markeringen: Toont een lijst van alle berichten die u hebt gemarkeerd

 

Berichten, bestanden en personen zoeken

Dankzij de geavanceerde zoekfunctie kunt u gemakkelijk mensen, ruimtes, berichten en bestanden terug vinden.

Zoeken naar personen of ruimtes
Begin met het typen van de naam van de persoon of ruimte in het zoekveld.

Zoeken naar inhoud in een chat of ruimte
Als u op zoek bent naar een chatbericht of bestand, klik dan op het pictogram Zoeken in de chat of ruimte. Vervolgens voert u de trefwoorden of documentnaam in het zoekveld.

 

Vergaderingen in een ruimte plannen en beginnen

U kunt een vergadering direct vanuit een ruimte plannen. Wilt u van een bericht naar een vergadering gaan? U kunt ook een ad-hoc vergadering starten door te klikken op Vergaderen in uw ruimte.

Stap 1
Kies de Ruimte
Stap 2
Klik op de Planning tab
Stap 3
Klik op plusteken “Een vergadering plannen”
Stap 4
Afhankelijk wat u bij Instellingen -> Vergaderingen hebt ingesteld opent een Outlook/Google suite of Webex-planner uitnodiging
Stap 5
Vul de Vergadering onderwerp, datum en tijd in
Stap 6
Klik op verzenden

Tip: Elk lid van de ruimte kan de vergadering starten

 

Nodig iemand uit vanuit een gesprek in een Ruimte
Wanneer er een gesprek gaande is in een ruimte, kan het zijn dat u iemand wilt uitnodigen als gast maar hem niet vast wilt toevoegen aan de ruimte. Om dit te doen tijdens het gesprek:

Stap 1
Klik op het “…” icoon in het vergaderingsvenster
Stap 2
Klik op Alleen uitnodigen voor een vergadering
Stap 3
Typ de naam van de persoon die u wilt uitnodigen of hun e-mailadres.

 

Verander van beeld
Zie meer gezichten met rasterweergave
Gebruik de rasterweergave als u in een vergadering zit om iedereen in het gesprek te zien als niemand inhoud deelt.
Toch iemand groot in beeld, kies dan afhankelijk van je voorkeur Stack of Naast elkaar

Verdere mogelijk opties:
• Vergaderscherm op volledig scherm
• Automatisch verdwijnen van de deelnemers namen

 

Creëer een achtergrond zonder afleiding
Vervaag storende achtergronden tijdens videogesprekken wanneer u deelneemt via de Webex-desktopapp. U kunt zelfs uw eigen afbeelding gebruiken als virtuele achtergrond! Voor de beste resultaten gebruikt u een afbeelding die groter is dan 1280 x 720 pixels (.jpg of .png).

Stap 1
Als u een virtuele achtergrond wilt instellen voordat u deel gaat nemen aan een vergadering, klikt u op Achtergrond wijzigen op het voorbeeldscherm en doet u een van de volgende dingen:
• Als u uw omgeving wilt vervagen terwijl de focus blijft staan, klikt u op Vervagen.
• Als u een standaard virtuele achtergrond wilt gebruiken, klikt u op degene die u wilt.
• Als u uw eigen afbeelding als virtuele achtergrond wilt gebruiken, tikt u op het pictogram +.
Stap 2
Als u de achtergrond wilt wijzigen tijdens een vergadering, klikt u op het pictogram Video-opties.
Kies Virtuele achtergrond wijzigen en selecteer

Stap 3
Wanneer u klaar bent om iedereen in de vergadering uw achtergrond te laten zien, klikt u op Toepassen. Webex onthoudt uw selectie voor uw volgende vergadering.

 

Ontdek de bedieningselementen voor vergaderingen in een Ruimte

Vergaderingen moeten soepel verlopen en met Webex-vergaderingen kan dat worden geregeld.

 

Scherm delen in een Ruimte
In een Ruimte kunt u uw scherm met anderen delen, inclusief streaming video’s. Deel uw scherm tijdens een vergadering of zelfs in 1:1 ruimtes buiten of in een gesprek.

Opties:
Delen onderbreken/Pauzeren
Aantekeningen maken
Ander scherm/applicatie delen
Stoppen met delen

 

Samenwerken in Ruimtes

Whiteboards zijn krachtige en eenvoudige hulpmiddelen om visuele ideeën over te brengen en te brainstormen over projecten. Binnen Webex kunt u whiteboards zowel tijdens als buiten een vergadering delen.

 

Plan gemakkelijk uw Persoonlijke ruimte vergaderingen

Een persoonlijke ruimte is uw eigen virtuele conferentieruimte. Deze conferentieruimte is altijd voor u beschikbaar en hoeft nooit te worden geboekt. Deelnemers kunnen eenvoudig aan uw persoonlijke ruimte deelnemen via de koppeling van uw persoonlijke ruimte, uw e-mail of uw telefoonnummer.
Wilt u vergaderingen vastleggen in uw Persoonlijke ruimte?

 

Plannen met MS Outlook

Stap 1
Wanneer u de desktop-app Webex gebruikt, klikt u op het tabblad Vergaderingen
Stap 2
Klik op Een vergadering plannen
Stap 3
Als u Outlook hebt, wordt automatisch een nieuwe agenda-uitnodiging en wordt de Webex-uitnodiging automatisch. Als u beschikt over de Webex Meeting Scheduler voor Microsoft Office 365 of de Webex Productivity Tools add-in, kunt u uw vergadering direct in Outlook plannen.
Stap 4
Klik op Planning

Plannen met Webex planner

Stap 1
Wanneer u de desktop-app van Webex gebruikt, klikt u op het tabblad Vergaderingen
Stap 2
Klik op Een vergadering plannen
Stap 3
De Webex planner wordt geopend. Vul Datum, tijd, beschrijving en de nodig de personen op basis van hun e-mailadres

Tip: Als u Outlook niet hebt geïnstalleerd, kopieert u de vergadergegevens naar een agenda-uitnodiging en verstuurt u deze via e-mail naar de mensen in uw ruimte.

 

Start snel een Persoonlijke ruimte vergadering

Snel even overleggen met één of meerdere personen met alle uitgebreide vergadermogelijkheden.

Premium:

 

Uitgebreide bedieningselementen voor vergaderingen in een Persoonlijke Ruimte
Vergaderingen moeten soepel verlopen en met een persoonlijke ruimte vergadering kan dat worden geregeld.

 

Scherm delen in persoonlijke ruimte
In een Ruimte kunt u uw scherm met anderen delen, inclusief streaming video’s. Deel je scherm tijdens een vergadering of zelfs in 1:1 ruimtes.

Opties:
Delen onderbreken
Besturing toetsenbord en muis doorgeven
Annoteren
Opnemen
Ander scherm/applicatie delen
Presentator toewijzen
Stoppen met delen

 

Chat en vergaderingsfuncties in een Persoonlijke ruimte
Raadpleeg onderstaande tabel voor de verschillen in ondersteuning van persoonlijke ruimte-vergaderingsfuncties voor Standaard- en Premium-licenties.
Merk op dat persoonlijke ruimte-vergaderingen niet worden ondersteund met het Basis licentie.

 

App Integratie
U kunt Webex for BroadWorks onder andere met de volgende toepassingen integreren:
• Zendesk (alleen met Premium licentie)
• Slack (alleen met Premium licentie)
• Office 365 Calendering (alleen met Standaard en Premium licentie)
• Google Calendering voor G Suite (alleen met Standaard en Premium licentie)
• Microsoft Teams voor Calling

Microsoft integraties:

• Webex Call
Voer Broadworks voice- en videogesprekken vanuit Microsoft Teams met de Webex Call App.
Stroomlijn communicatie en verbeter productiviteit met Webex geïntegreerd in Microsoft Teams. Verander een chat met een collega met één druk op de knop in een rijke Cisco Webex-video-interactie. Gebruik het Cisco Webex-kiespad in Microsoft Teams om nummers te bellen. Krijg vanuit Microsoft Teams toegang tot alle mogelijkheden van uw Broadworks-platform. Om deze App te kunnen gebruiken heeft u toestemming nodig vanuit de Microsoft Tenant.

• Cisco Webex Scheduler
Cisco Webex-vergaderingen en Personal Room-vergaderingen plannen, starten en eraan deelnemen.
Met Cisco Webex Scheduler voor Microsoft 365 kunt u eenvoudig Webex-vergaderingen en Personal Room-vergaderingen plannen, starten en eraan deelnemen, rechtstreeks vanuit Microsoft Outlook. Als het tijd is om deel te nemen, kan iedereen op de koppeling in de agenda-uitnodiging klikken of deelnemen via een videosysteem of telefoon. Om dit te kunnen gebruiken zal de Admin van de Microsoft Tenant deze app consent moeten geven.
https://appsource.microsoft.com/en-us/product/office/wa104382035?tab=overview

• Cisco Webex Meetings
Plan, start en neem deel aan Cisco Webex-vergaderingen, rechtstreeks vanuit Microsoft Teams.
Met de integratie van Cisco Webex-vergaderingen kunt u eenvoudig een koppeling voor uw Webex-vergadering of Persoonlijke ruimte-vergadering toevoegen aan uw bericht in uw teamkanaal in Microsoft Teams. Met het Webex-tabblad kunt u een Webex-vergadering plannen en kanaalleden uitnodigen, zodat deze verschijnt in hun lijsten met aankomende vergaderingen en in hun Microsoft Office 365-agenda’s. U en de leden van uw team kunnen de videovergadering eenvoudig starten of eraan deelnemen door op de koppeling in het kanaal of tabblad te klikken.

Bellen

Bellen
Wilt u snel een project doorspreken of één-op-één met iemand spreken? Webex omvat alle basisfuncties zoals wachtstand en doorverbinden, maar ook meer geavanceerde functies. Gesprekken doorverbinden of samenvoegen, een lijn delen, wisselgesprekken instellen, en nog veel meer – allemaal tijdens een gesprek.
U kunt dus niet alleen bellen, maar ook videogesprekken voeren, van toestel wisselen, whiteboards maken en nog veel meer.
Doe dit allemaal met gemak met Webex.

Maak een (video) gesprek
Voer gesprekken met iedereen binnen of buiten uw organisatie. Open de app om gesprekken te voeren of te beantwoorden.
Hebt u een Cisco Webex-apparaat? Koppel het met de Webex-app om gesprekken te voeren en te beantwoorden. Ga naar Instelingen -> Apparaten en genereer een activeringscode. Voer alle gesprekken die u nodig hebt, zonder dat u een telefoon nodig hebt. Zo eenvoudig is het.
U kunt een oproep plaatsen vanaf veel verschillende locaties in de Webex-app. U kunt klikken op de pictogrammen

voor audio- of video-oproep in een direct bericht, in een visitekaartje of als u een naam of e-mailadres in de zoekbalk typt.
Vervolgens heeft u de optie om via Webex of uw telefooncentrale te bellen.

Heeft u alleen een telefoonnummer beschikbaar?

Stap 1
Klik in het menubalk links op

Stap 2
Het toetsenblok wordt geopend. Indien niet zichtbaar klik vervolgens op het kleine toetsenblok

Stap 3
Toets het nummer in welke u wilt bellen

Stap 4
Kies via welk device u wilt bellen

Stap 5
Selecteer de hoorn voor een audio gesprek of de camera voor een videogesprek.

 

Onderstende belopties voor Webex:

 

Gespreksinstellingen
Om snel door te schakelen of om Single Number Reach (Anywhere) in te schakelen, klik op

Als Doorschakelen of Single Number Reach (Anywhere) is ingeschakeld ziet u dit terug in het groene icoontje welke dan verschijnt achter gespreksinstellingen.

 

Geavanceerde gespreksinstellingen
Uw Persoonlijke assistent, doorschakeling, voicemail, wisselgesprek of agent status instellen?
Volg de volgende stappen (Van links naar rechts).

 

 

Instellingen inkomende gesprekken.

 

Instellingen Uitgaande gesprekken

 

Instellingen Voicemail

 

Instellingen Gespreksbeheer

 

Handige tips

 

Een externe deelnemer aan een ruimte toevoegen
U bent niet beperkt tot het communiceren met alleen uw organisatie. Nodig externe contacten zoals leveranciers of klanten om met u samen te werken in ruimtes met behulp van hun e-mail.

Voeg integraties toe aan uw ruimte
U kunt direct in de Webex ruimte zien of iemand iets nieuws heeft toegevoegd in uw CRM, of specifieke documenten in Dropbox heeft bijgewerkt.
Klik op +Apps in de Ruimte en bekijk welke Apps u kunt integreren.

 

Voeg een ruimte toe aan uw favorietenlijst
Berichten doorsturen
In sommige ruimtes kunt u meer betrokken zijn dan in andere. Om de ruimtes die er echt toe doen beter in de gaten te houden, kunt u deze toevoegen aan uw favorietenlijst door op het sterretje voor de naam van de ruimte te klikken

 

Status van mensen controleren
Weten of mensen beschikbaar zijn is belangrijk als u met hen wilt communiceren. Met Webex gebruikt u het zoekveld om iemand te vinden, en gaat u met de muis over hun foto voor meer informatie.

 

Aankondigingsmodus

Wat als u informatie moet sturen naar een publiek zonder dat er een ellenlange draad van reacties komen? Schakel dan de aankondigingsmodus in zodat alleen de moderators kunnen posten in de ruimte.
Alleen moderators kunnen dan inhoud plaatsen, gesprekken starten, vergaderingen plannen of whiteboards maken in die ruimte

Stap 1
Klik op het pictogram Ruimte-informatie vóór de ruimte naam

Stap 2
Klik op Ruimte beheren
Stap 3
Klik op Beheren
Stap 4
Klik op het pictogram Ruimte-informatie vóór de ruimte naam
Stap 5
Klik op Aankondigingsmodus inschakelen
Stap 6
Klik op OK

 

Wat is er nieuw of welke sneltoetsen zijn beschikbaar?
Willen weten wat er nieuw is in de app of welke sneltoetsen er beschikbaar zijn? Klik op het vraagteken en ontdek de antwoorden.

 

Een enquete houden in een persoonlijke ruimte vergadering?
Klik in menubalk op Weergeven -> Deelvensters-> Deelvensters beheren
Voeg enquete toe

 

Virtual Desktop Infrastructure (VDI) Support
Webex for BroadWorks ondersteunt Virtual Desktop Infrastructure (VDI)-omgevingen.
Raadpleeg https://help.webex.com/nl-NL/article/ntp1us7/Release-opmerkingen-Webex-%7C-VDI voor Webex voor Virtual Desktop Infrastructure (VDI).

De vergaderkwaliteit van uw persoonlijke ruimte en Systeeminformatie inzien?
Klik in menubalk op Help -> Gezondheidscontrole -> Overzicht