Handleiding – 3CX Videoconferentie Advanced

Videoconferentie voor geavanceerde gebruikers

Deze handleiding vertelt meer over de geavanceerde functies van webconferenties. Bezoek onze videoconferentie gids voor meer informatie over het opzetten van videoconferenties.

Videoconferentie profielen

U kunt tijdens het opzetten van uw conferenties via de Web Client of Windows kiezen uit 2 types: WebMeeting of Webinar.

Om het profiel van de videoconferentie aan te passen in de Windows app:

1. Klik the “Instellngen”  toets.
2. Kies uit “WebMeeting Profiel” of “Webinar Profiel.”
3. Er zijn standaard instellingen voor beide profielen, maar u kunt ze zelf ook aanpassen aan uw voorkeur. Specificeer:

• Rechten van deelnemers: Audio, Video en Chat.
• Meeting opties: Deelnemerscontrole toestaan, Iedereen is organisator, Organisator verbindt eerst, Verberg namen.
• Bandbreedte instellingen: Meeting locatie en Bitrate.

Videoconferentie beheren in WebMeeting

1. “Camera in/uitschakelen” – Klik om de camera in/uit te schakelen.
2. “Mute/Unmute Audio” – Klik om de microfoon in//uit te schakelen.
3. “Start opname” – Selecteer het bestandstype en klik “Start” om de opname van de videoconferentie of de remote control sessie te beginnen. Wanneer de meeting is afgelopen, ontvangt de organisator een e-mail met een link om de opname te downloaden
4. “Start scherm delen” – handig hulpmiddel voor het geven van presentaties of samenwerken met collegae. Lees verder voor meer informatie.
5. “PDF delen” – deel eenvoudig documenten. Lees verder voor meer informatie.
6. “Whiteboard” – ideaal voor brainstormsessies, bedrijfspresentaties of online onderwijs. Lees verder voor meer informatie.
7. “Enquêtes” – creëer enquêtes om feedback te ontvangen van deelnemers.

📄 Let op: Alle gedeelde documenten en opnames worden tot zeven (7) dagen bewaard op een beveiligde server van 3CX. Daarna worden deze verwijderd.

Scherm delen

Deel uw volledige scherm, inclusief IM en email notificaties, of deel een enkel scherm of enkele applicatie. Klik op “Screen Sharing” bovenin de toolbar en selecteer het scherm of applicatie dat u wilt delen.

Klik op “Stop Sharing” om te stoppen met delen.

PDF delen

Via 3CX WebMeeting kunt u eenvoudig PDF’s delen uit uw “Repository”. Klik tijdens een meeting op “Share PDF”:

• Het “Shared Documents Repository” scherm opent om PDF documenten te “Uploaden”, “Bekijken” en te “Delen”.
• Alle geüploade documenten worden automatisch opgeslagen in het “Shared Documents Repository”.

• Dubbelklik een document om het te tonen op het scherm van iedere participant. Via de “Schare Document Toolbox” onderin het scherm, kunnen participanten reageren en bewerken middels de Cursor, Marker, Eraser en Text tools.
• Klik op “Stop Sharing” om document delen te beëindigen.

Whiteboard

Klik op “Whiteboard” bovenin de toolbar om de whiteboard functie te gebruiken in een meeting:

1. Kies een “Blank” (blanco) of “Dotted Grid” (raster) template.
2. Participanten kunnen tijdens een whiteboard sessie gebruik maken van de functies in de Sharing Toolbar.
3. Klik op “Stop Sharing” om de whiteboard sessie te beëindigen.

Screenshot

U kunt eenvoudig screenshots maken via de “Snapshot” toets. Deze bevindt zich linksonder op het video frame van iedere participant. Deze screenshots worden automatisch opgeslagen op uw computer.

Gebruikers beheren

Afhankelijk van de rechten van deelnemers, kan de organisator acties ondernemen en extra rechten toekennen door op de naam te klikken en te selecteren:

• Organizer – Heeft volledig controle over de meeting en kan alle functies gebruiken zoals: Remote Control, toegang wijzigen tot camera, microfoon, chat en is in staat om participanten te accepteren, weigeren of verwijderen.
• Presenter – Kan scherm delen, kan remote control requests accepteren en is in staat om PDF documenten te delen en enquêtes te houden.
• Participant – Kan alleen een remote control request accepteren, een enquête beantwoorden, chatten en een gedeelde file openen.
• “Remote Control” – Een perfecte methode om uitstekende klantenservice te bieden door snel problemen op te lossen.
• Kick –  Selecteer deze functie om een deelnemer direct uit een meeting te verwijderen. De verwijderde deelnemer kan zichzelf wel weer opnieuw aanmelden. “Kicken” is niet hetzelfde als verbannen.

Let op: De gebruiker die de meeting is gestart, is gemarkeerd met een “schild” icoon en kan niet worden aangepast door andere deelnemer(s) of organisator(en).

Gedeelde bestanden

Gebruik het Chat sherm om bestanden te delen met andere deelnemers:

• Organisatoren en Presenters kunnen files delen tot 64Mb via:

• Slepen naar het chat sherm
• Klikken op “File upload” icoon en het bestand te selecteren

• Alle participanten kunnen bestanden openen en opslaan op hun PC.
• Gedeelde documenten zijn gemarkeerd met een blauwe icoon voor diegene die het document heeft gedeeld. Andere zien een wit icoon.
• Bestanden worden bewaard op een beveiligde 3CX server gedurende de meeting en daarna direct verwijderd.

Reacties

Alle rollen kunnen binnen een webmeeting reageren door op “React” te klikken en de reactie te selecteren.

Op afstand bedienen van Windows PC’s

Voor deze functie moet “3CX Remote Control Client” voor Windows 8.1+ x64 zijn geïnstalleerd. Wanneer dit niet het geval is, zal bovenstaande bericht verschijnen. Klik in dat geval op “Download and install”.

Om een remote control sessie te starten in een Webmeeting:

1. Iedere organisator kan klikken op de naam van een participant in het “Attendees” veld. Selecteer “Remote Control” om een verzoek te doen.
2. De participant kan op zijn beurt:

1. het verzoek accepteren via “Yes” op het “Allow Remote Control” scherm, en vervolgens
2. klikken op “Open 3CXWMRemote/Control” om de Remote Control Client the autoriseren om de link te openen.

3. Wanneer de participant meerdere schermen gebruikt, moet de organisator het scherm selecteren dat hij wil bedienen

4. De organisator kan via het blauwe “Remote Control” icoon andere schermen selecteren (indien beschikbaar) of een sessie beëindigen.

📄 Note: Om een gedeeld bidirectioneel tekst klembord te gebruiken tijdens de sessie, moet de “3CX Remote Control Client” bij zowel de organisator als de participant zijn geïnstalleerd.

Meeting Rooms

3CX ondersteunt virtual meeting rooms. Dit wordt ingericht door uw administrator.

• Private – Voor een-op-een meetings, ideaal voor interviews, support en klantenservice queues. Participanten worden automatisch naar een virtuele private meeting room geleid. De Click to Meet URL, van uw persoonlijke extensies of toegewezen wachtrijen kunnen worden voor een private room. Hierdoor kan iedereen die klikt op de WebMeeting link via hun browser, zich aanmelden als participant via een:

• Persoonlijke WebMeeting link – het systeem stuurt een e-mail of chat naar de aangewezen extensie
• Queue WebMeeting link – alle agents van deze queue ontvangen notificatie via email of chat. Wanneer een agent op de link klikt, meldt deze zich aan op de meeting. Anderen kunnen zich hier dan niet meer op aanmelden.

• Shared meeting rooms – Om meetings voor groepen te organiseren, moet deze optie zijn geactiveerd door de PBX administrator. Participanten kunnen zich op ieder moment aanmelden:

• direct wanneer de organisator al is aangemeld.
• Na akkoord van de organisator wanneer de “Approve Participants” optie is ingesteld door de administrator op uw extensie.

📄Let op:

• Indien “Approve Participants” optie is ingesteld, dan is de organisator in staat om een ‘gekickte’ participant te weren om terug te keren.

Maak enquêtes en peil uw publiek

Organisatoren kunnen actief vragen stellen aan participanten en feedback verzamelen.

1. Klik op  “Start a new Poll” bovenin de toolbar voor het “Polling Repository” scherm.
2. In het “Polling Repository” scherm, klik “New” voor een nieuwe enquête. Of “Edit”, “Delete” of “Submit” een bestaande.
3. Klik op “New” om een nieuwe enquête te starten.
4. Vul de titel van de enquête in, specificeer de duur, voeg vragen en antwoorden toe en klik op “Save” om de enquête op te slaan in het “Polling Repository”.

5. Deel een enquête door er een te selecteren in het “Polling Repository” en op “Submit” te klikken. De vragen en mogelijke antwoorden worden aan alle participanten getoond (zoals hierboven).
6. De organisatoren kunnen van een enquête monitoren: het percentage voltooid, de status, de verstreken tijd en een samenvatting van de de gegeven antwoorden.
7. Beëindig de enquête door te klikken op “Close Polling”. Organisatoren zijn in staat om resultaten te delen door “Share results” te activeren en te klikken op “Create report”. Hiermee worden deelnemers geïnformeerd dat ze PDF kunnen downloaden met de resultaten via “Open Report”.
8. Organisatoren kunnen via de “Stop Sharing” toets de enquête van het scherm halen en de meeting voortzetten.

Uw persoonlijke Click2Meet URL ophalen

Uw persoonlijk Click2Meet URL, bijv. https://my-pbx.3cx.eu/join/ntesla, kan worden ingesteld door uw administrator. Deze wordt naar u toe gezonden in uw Welkomstmail. Te personaliseren om te delen of te gebruiken in uw email handtekening.

Belangrijk: Wij adviseren u om uw Click2Meet URL te gebruiken in “Private Rooms”.

Deelnemen via een Click2Meet URL

Men kan zich bij u aanmelden via de Click2Meet URL, mits de PBX administrator de “Notify Me” optie heeft ingesteld voor uw extensie of wachtrij:

1. Een derde partij klikt op de Click2Meet URL en de 3CX interface start automatisch in hun browser.
2. Er wordt een email en een chat gestuurd naar u met het verzoek tot een online meeting.
3. Klik op de link in de email om aan de meeting deel te nemen of negeer het verzoek.

📄 In geval van queues, wanneer een agent deelneemt aan de meeting, kan niemand anders meer deelnemen. Tenzij deze wordt uitgenodigd via de meeting. Wanneer de meeting is afgelopen ontvangt de agen een rapport via de email.

Instellingen

Klik in het rechter zijpaneel op het “Settings” icoon om instellingen van de “WebMeeting” aan te passen.

• “Multimedia” opties beheren o.a.::

• Video input source – Selecteer uw webcam
• Audio input source – Selecteer uw microfoon
• Audio output device – Selecteer speakers
• Meeting kwaliteit
• Apparaat test – klik op de “Test” toets om een apparaat te testen
• Geavanceerde instellingen:

• Full HD resolutie in Quality Mode (verbruikt veel CPU)
• Auto Gain Control – past automatisch de microfoon input aan
• Echo cancellation – verwijdert echo die wordt veroorzaakt door de microfoon die de audio van de speakers opvangt.
• Noise suppression – filtert specifieke geluiden zoals typen op het toetsenbord

• “Network” – technische informatie, het negeren van netwerk waarschuwingen, statistieken en grafieken om problemen met connectiviteit op te lossen
• “Info” – meer informatie over de huidige meeting en de software versie